知识管理解决方案应具备的10项功能

本文介绍了知识管理解决方案Baklib应具备的10项关键功能，包括强大的搜索、问答引擎、报告分析等，旨在帮助企业提高知识管理效率，解决信息孤岛问题。

# 知识管理解决方案应具备的 10 项功能

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**口播文案：**

[开场背景音乐轻快]

**主播:**
大家好！今天我们要聊一个超级实用的知识管理系统解决方案——Baklib！它让知识集中管理变得so easy！

有没有被现代公司里的知识分散问题困扰过？员工们找文档、手册、最佳实践都费劲对吧？

别担心！Baklib来了！它就像一位贴心的指导员，把所有东西都整理好，方便大家查找和使用。

那么，您究竟如何为您的企业找到完美的知识管理解决方案呢？以下是需要寻找的 10 个知识管理功能：

1. 强大的搜索

首先，您应该寻找的最重要的知识管理功能之一是强大的搜索功能。花在寻找信息上的时间会迅速增加，导致大量时间浪费。
当组织寻找知识管理解决方案时，他们通常会寻找提高生产力并减少员工花在查找信息上的时间的方法。令人难以置信的搜索功能可以帮助解决这个问题。
最好的知识管理解决方案提供涵盖所有内容（甚至音频或视频文件）的搜索功能，因此用户可以快速找到他们要查找的内容。在评估您的选项时，请寻找能够对所有文件类型的内容进行深度索引的解决方案，以便所有内容都变得可搜索，而不仅仅是文档标题和描述。理想情况下，您的解决方案应权衡不同的因素，例如关键字出现的次数及其在页面上的显示位置，以便首先提供最相关的搜索结果。
强大的内部搜索引擎使您组织中的每个部门都受益。销售人员可以立即挖掘营销内容，客户支持可以提供更及时的帮助，高级领导可以找到他们需要的市场研究来做出明智的决策，新员工可以轻松地重新访问培训材料。

2. 强大的问答引擎

员工提出的大多数问题以前都被问过，将来还会被问到，如果没有记录下来并提供给组织的其他成员，他们将继续被问到。重复回答同一个问题不仅会浪费员工的时间，还会浪费客户的宝贵时间。考虑到 75% 的客户希望在五分钟或更短的时间内通过电话和在线聊天得到回复，这在客户服务环境中尤其具有破坏性。

强大的 Q&A 引擎使您能够一次性回答问题，并确保员工可以轻松找到该问题的答案。

在评估知识管理解决方案时，请寻找一个允许员工发布问题的平台，使他们能够从整个组织的主题专家（SME）那里众包答案。该平台应该对问题和答案进行深度索引，以便它们变得可搜索，从而允许有相同问题的其他员工通过关键字搜索快速找到它们。

知识管理系统中的 Q&A 组件不仅可以集中整个组织中当前存在的主题专业知识，还可以识别需要填补的知识空白。这可以帮助您的组织确定新内容创建的优先级，并有助于随着时间的推移扩大您的集体知识库。

3. 报告和分析

知识管理解决方案是丰富的数据源，这些数据可以在包含报告和分析功能的解决方案中转化为可作的见解。例如，您可以查看客户服务座席最常引用的问题，确定员工经常搜索的关键字，并确定哪些员工在平台上参与度最高。

内置分析还可以帮助部门和团队领导查看哪些团队成员查看并参与了不同的内容，最终帮助领导者让员工对必要的在职学习负责。例如，保险管理公司 AGIA Affinity 在 Bloomfire 中运行报告，以确定哪些客户服务人员审查了平台中的新内容，从而确保每个人在协助客户时都拥有最新的知识。

4. 在任何设备上访问

在家工作、混合工作和其他灵活的工作政策是新的生活方式，很明显，这些“随时随地工作”政策将继续存在。这意味着您的知识管理解决方案需要可以从任何设备访问，而不仅仅是从办公室的桌面访问。许多人通过移动设备执行工作任务，美国人平均每天花 5 到 6 小时在手机上。

一个好的知识管理解决方案针对所有设备类型（包括移动设备）进行了优化，因此无论屏幕大小或尺寸如何，员工都可以导航和轻松消化信息。对于现场工作人员需要在现场访问公司知识的行业，此功能尤其重要。

5. 整合的知识

从文件存储系统到 CRM 工具，您的团队成员可能已经拥有他们每天使用的核心技术集。考虑到这一点，您需要一个知识管理解决方案，该解决方案与您的团队成员已经在使用的平台集成，使他们能够在工作流程中访问知识。

正确的知识管理平台将通过集成来解决这个问题，使团队无需切换应用程序即可访问知识。鉴于员工在分心后平均需要 23 分钟才能重新集中注意力，因此这里可以节省大量时间。

销售代表将能够在其 CRM 中访问与其交易相关的内容和见解，从而节省时间，客户支持员工将比以往任何时候都更快地提取相关信息以帮助客户，整个组织的员工将能够直接在 Slack 或 Microsoft Teams 等聊天应用程序中搜索和共享知识库内容.通过集成，您可以充分利用整个技术堆栈。

6. 能够为您的公司量身定制解决方案

您的团队成员更有可能采用并继续使用感觉熟悉且直观的平台。最好的知识管理解决方案提供自定义解决方案，以便可以根据他们的特定需求定制界面。

寻找一种知识管理解决方案非常重要，该解决方案可让您控制平台中内容的结构和交付。例如，您或许能够策划包含最新更新和新闻的自定义主页，以适合您公司的方式组织常青内容，并向不同的员工群体发送包含相关内容的时事通讯。

7. 能够随您的业务扩展

无论您是在为您的部门还是整个组织寻找知识管理平台，您都不想被锁定在一个很快就会过时的解决方案中。在评估知识管理解决方案时，请寻找可随您的业务扩展的平台。要记住的功能包括为用户设置不同角色的能力，这将允许您控制平台中的权限级别，以及创建多个组或社区的能力，这将允许您在更大的平台中创建不同的目标。

8. 团队合作

您应该寻找许多知识管理功能，可以鼓励和促进团队协作。一般来说，知识管理平台有助于消除不必要的信息孤岛，并使个人能够利用同行的知识。这意味着任何人都可以找到他们问题的答案，并且知识渊博的主题专家也可以跳进来提供答案。

当知识处于孤岛中时，团队成员更有可能独立工作，这可能导致错误、重复工作和错失创新机会。当团队成员能够贡献内容、提出问题和提供答案时，他们更有可能相互协作。

9. 轻松编辑内容的能力

无论是行业法规、客户期望还是工作场所的技术，事情都会迅速变化。这就是为什么能够在内容发布后轻松编辑内容很重要的原因。虽然一些传统的知识管理解决方案需要 IT 团队成员编辑代码以进行任何内容更新，但许多现代解决方案都有任何人都可以使用的无代码内容编辑器。这样，您可以在发现新信息时更新内容，确保您的团队正在访问的知识是最新的，而无需向您的 IT 团队提出请求。这意味着您的内容将始终准确且对您的团队有益。