如何在战略活动前让团队对齐，利用战略活动工作坊

距离旗舰会议只有8周了。

• 销售和活动部门根本不在同一个频道上。
• 客户成功团队在寻找参考客户以展示讨论面板。
• 产品营销部门困惑其闪耀的新功能为何未能获得agenda的焦点位置。

任何曾举办过大型活动的企业都熟悉这一情景。

这个不为人知的秘密？大多数会议仍以 silo 形式举行，浪费了潜在合作机会，并最终削弱了活动的影响。原本可以是公司wide动态的机会却变成了碎片化的单机表演。当灯光熄灭时，数万美元的有价值的内容往往在排练室里被遗弃。

这种局面并不存在。将适当的人选提前整合到会议中可以将会议转变为一个协调一致、经过充分准备的机器，它能在会议结束后很久仍能产生价值。以下就是为什么头90天如此关键——以及如何让每个阶段都发挥作用。

前90天：制定胜利战略的关键 playbook

几个月前，一家全球科技公司正在策划一场针对3000名 attendee的年度用户大会。传统上，活动团队主导整个计划，并在会议开始前四个月才与其它部门沟通。但这次，我们尝试了新方法：在会议开始前9个月，我们将所有团队——从领域营销和网络到公关、社区和客户成功——聚集在一起。

结果是：一个统一的活动战略，每个团队都有明确且切实的角色，并看到了自己的独特价值。

• 域地营销团队将激励计划与他们的目标区域相匹配。
• 客户成功团队利用季度业务回顾（QBRs）挑选演讲嘉宾。
• 社区团队在会议前策划了预热活动，以激发兴趣。

这不是仅仅为了“支持”——而是投资。当团队意识到活动如何推动他们的目标时，他们就会全力以赴。

构建 dream team：每个角色都不可或缺

将活动策划比作组建一支冠军球队。每个人都要有明确的角色，并且从第一天就清楚自己的职责是什么。以下是你的阵容：

• 领域营销：了解本地动态的专家团队。
• 网络团队：所有与会议相关的数字事务的 home 基地。
• 内容与整合营销：讲故事的人，构建活动的叙事线。
• 社交媒体：解说员，实时转播。
• 品牌和设计：视觉形象创作者，塑造公司的视觉风格。
• 需求生成：计分牌，记录重要数据。
• 公关与媒体关系：广播员，扩大影响力。
• 渠道合作伙伴与社区：粉丝俱乐部，推动 attendance。
• 客户成功：发掘故事分享者的 人才库。

每个团队都提供了独特的视角。如果缺少任何一个团队，你会发现明显的漏洞。关键是让每个人都加入进来，确保整个战略无处不tight。

车间工作坊框架：如何成功整合团队

这种转变始于一场工作坊，参与者以小组形式讨论各自的角色，并提出几种不同的方式来最好地贡献和受益。

以下是实现这一目标的简单 playbook：

机会识别

问：“你的团队如何能为会议做出独特贡献？” 这种提问方式将思维从“帮助我们”转变成“如何能让所有人都赢？”每个团队都能发现活动如何帮助他们实现各自的目标。

目标定义

不同团队的“客户”是不同的——可能是潜在客户、合作伙伴或现有客户。在工作坊开始前进行客户定义，确保营销和内容营销活动针对每组客户的独特需求。

消息发展

问：“每个团队关注什么？” 通过协作消息会话，团队可以发现事件团队可能遗漏的角度。许多创意都来自于提问：“谁会因为参加你的会议而关注你的产品或服务？”

成功标准

明确、具体的指标确保了可追溯性。在确定这些目标时，每个团队都能清楚自己需要达到什么程度——是生成 leads，提升品牌知名度，还是促进社区参与。

下一步行动

在工作坊结束后，详细规划如何保持团队的参与和动力。确定需要采取的具体行动、负责人以及时间表，以确保没有环节被忽略。

实际案例：客户成功与领域销售的成功

以下是如何将这一框架应用于公司会议的实际情况。一个客户成功团队的工作坊揭示了多个客户正在使用高级功能，这些客户可以激励他人采用这些功能。客户成功团队在季度业务回顾（QBRs）中识别了这些客户，并邀请他们作为演讲嘉宾。

通过重新思考自己的角色，客户成功团队将客户成功者从支持者的身份转变为关键参与者。客户成功不再是旁观者，而是推动会议内容的主角。

成功标准

他们设定了目标，要求吸引演讲嘉宾并跟踪参加者在六个月后的再续签率。他们还要求事件团队为演讲者提供演讲建议模板，这是一个小步骤，节省了时间，并使演讲者准备更充分。

结果：在工作坊前两月，客户成功团队建立了与客户建立联系的管道，这些客户愿意分享他们的故事。这形成了一个持续的内容引擎，为整个年度提供了丰富的素材。

领域销售团队最初对“另一个营销活动”感到不满，甚至有些抵触。但在工作坊中重新定义了会议的意义后，销售团队意识到，这场会议可以作为与潜在客户的会面机会，并激励那些即将 showing downline 的客户参与。

通过将会议视为促进销售和激励现有客户的关键工具，销售团队从不情愿的参与者变成了活动的最大支持者。

销售支持工具

他们为 accounts制定了个性化的预约日历、电子邮件模板和活动摘要，以激发 account 对活动的兴趣并建立期待。

立即开始你的胜利战略

将会议从单一营销活动转变为公司wide协作的机会，不是一件容易的事。需要协调时间，并且需要更多的会议。但回报是巨大的。当每个团队都意识到会议的重要性时，奇迹就会发生。

会议不仅不是另一个营销活动——它是一个 company-wide 机会，用来产生持久的影响。组建 dream team 并将工作坊加入计划中，开始构建一个非凡的活动吧。

因为，这场活动最终是一场团队运动。最恰当的时间是现在。